Datenschutzerklärung für die cplace Digital Conference 2021

Stand: Juli 2021

1. Allgemeines

Die Corona-Pandemie verlangt uns allen viel ab und sorgt für Änderungen in nahezu allen Lebensbereichen. Auch wir von der collaboration Factory spüren die Auswirkungen der Pandemie deutlich. Ganz besonders aber spüren wir die Auswirkungen, wenn es um die Organisation unserer alljährlichen Projektmanagement-Konferenz geht. Denn einen Live-Event kann es aus den bekannten Gründen dieses Jahr nicht geben. Gerade die Entwicklung in den vergangenen Monaten haben uns dazu bewogen, die diesjährige Konferenz in rein digitaler Form – eben als Digi Con – durchzuführen.

Die Tatsache, dass es sich um ein digitales Event handelt bringt es mit sich, dass diese Datenschutzerklärung etwas länger ausfällt, als Sie es aus den vielleicht Vorjahren gewohnt sind. Sie können sich aber sicher sein, dass wir uns beim Thema Datenschutz selbstverständlich an alle rechtlichen Vorgaben halten.

Beachten Sie bitte auch, dass diese Datenschutzerklärung ausschließlich für die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit einer Anmeldung oder Teilnahme an der cplace Digi Con 2021 gilt. Für Ihren Besuch auf unserer Website beachten Sie bitte ergänzend die diesbezügliche Datenschutzerklärung.

2. Verantwortlicher

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Datenverarbeitung durch uns als Verantwortlicher gem. Art. 4 Abs. 7 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Unsere Kontaktdaten lauten:

collaboration Factory AG
Arnulfstraße 34
D-80335 München

Vertreten durch: Dr. Rupert Stuffer (Vorstand)
Registergericht und -nummer: München, HRB 262367
Kontakt:

E-Mail: info@collaboration-factory.de
Tel: +49 (0)89 809133 230
Fax: +49 (0)89 809133 239

3. Datenschutzbeauftragter

Marco Niederhausen
collaboration Factory AG
Arnulfstraße 34
D-80335 München

datenschutz@collaboration-factory.de

4. Begriffsdefinitionen

Soweit diese Datenschutzerklärung keine abweichende Definition beinhaltet oder impliziert, wird im Hinblick auf die verwendeten Begriffe auf die Definitionen in Art. 4 DSGVO verwiesen.

5. Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen Ihrer Anmeldung für die cplace Digi Con 2021 über das Webformular

Wenn Sie sich für cplace Digi Con 2021 über unser Webformular anmelden, verarbeiten wir die folgenden personenbezogenen Daten von Ihnen:

  • Kundenstammdaten wie Name, Anschrift, Wohnort
  • Vertrags-/ Leistungsdaten
  • Kommunikationsdaten zur Aufnahme und Aufrechterhaltung einer Vertragsbeziehung auf elektronischen Kommunikationswegen, z. B. E-Mail-Adresse, Telefon-,Mobilfunknummer,
  • Angaben zu Einwilligungen zu Werbung, Nutzung Ihrer E-Mail-Adresse oder Telefonnummer für Werbung
  • Anonyme oder pseudonymisierte Daten für eigene statistische Analysen und Marketingreports

Wir verarbeiten die vorstehend genannten Daten für Zwecke des Vertragsschlusses und der Vertragsdurchführung. Dabei richten sich die Zwecke der Datenverarbeitung sich in erster Linie nach den maßgeblichen Teilnahmebedingungen. Die Rechtsgrundlage dafür ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO. Wir löschen die Daten, sofern diese nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Pflichten entgegenstehen. Die Erforderlichkeit überprüfen wir alle sechs Monate.

6. Im Rahmen Ihrer Teilnahme an der cplace Digi Con 2021

6.1 Datenverarbeitung auf der cplace Digi Con 2021 Eventseite

Die cplace Digi Con 2021 findet auf der Eventplattform HyperCon statt. Beim Aufruf dieser Event-Website erheben wir bzw. der in unserem Auftrag tätige Hostingprovider nur die personenbezogenen Daten, die Ihr Browser an unseren Server übermittelt. Dies sind insbesondere: 

  • IP-Adresse 
  • Datum und Uhrzeit der Anfrage 
  • Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT) 
  • Inhalt der Anforderung (konkrete Seite) 
  • Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode 
  • jeweils übertragene Datenmenge 
  • Website, von der die Anforderung kommt 
  • Browser 
  • Betriebssystem und dessen Oberfläche 
  • Sprache und Version der Browsersoftware 
  • Angaben über Ihr Endgerät 

Diese Daten sind für uns technisch erforderlich, um Ihnen Zugang zur Eventplattform zu gewähren. Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Diese Daten werden aus Sicherheitsgründen (z.B. zur Aufklärung von Missbrauchs- oder Betrugshandlungen) für die Dauer von maximal 14 Tagen gespeichert und danach gelöscht. Daten, deren weitere Aufbewahrung zu Beweiszwecken erforderlich ist, sind bis zur endgültigen Klärung des jeweiligen Vorfalls von der Löschung ausgenommen. 

Um die vorstehend genannten Datenverarbeitungen vornehmen zu können, bedienen wir uns der Dienste von sorgfältig ausgewählten Dienstleistern, die Ihre Daten in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen verarbeiten und die wir regelmäßig kontrollieren. U.a. werden diese Daten in unserem Auftrag durch Amazon Web Services EMEA S.à.r.l., Luxembourg (AWS) verarbeitet. Im Rahmen der Nutzung der Leistungen von AWS kommt es auch zu Datenübermittlungen an die Amazon Web Services Inc. in den USA. Wir haben mit AWS die EU-Standardvertragsklauseln vereinbart. Die Rechtsgrundlage für die Übermittlung ist Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. 

6.1.1 Nutzungsanalyse durch Google Analytics

Unsere Event-Page verwendet optional Google Analytics, damit wir künftige Websites weiter verbessern können. Sie können beim Aufruf der Website in die Verwendung von Google Analytics einwilligen. Sie können der Verwendung von Google Analytics jederzeit auch nachträglich widersprechen. Sofern Sie uns Ihre Einwilligung erteilen, werten wir Ihre Nutzung der Website aus. Dazu verarbeiten wir die folgenden personenbezogenen Daten von Ihnen:

  • IP-Adresse
  • Datum und Uhrzeit der Anfrage
  • Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT)
  • Inhalt der Anforderung (konkrete Seite)
  • Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode
  • jeweils übertragene Datenmenge
  • Website, von der die Anforderung kommt
  • Browser
  • Informationen zum Ihrem Endgerät
  • Betriebssystem und dessen Oberfläche
  • Sprache und Version der Browsersoftware
  • Bildschirm- und Fensterauflösung
  • Ihren ungefähren Standort
  • Informationen über Ihre Verweildauer
  • Informationen über von Ihnen ausgeführte Aktionen auf der Website

Daher übermitteln wir die vorstehend genannten Daten zu Analysezwecken an Google (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). In unserem Auftrag wertet Google die Daten zur Art und Weise Ihrer Nutzung aus, da diese Daten für uns erforderlich sind, die Stabilität und Sicherheit der Website zu gewährleisten und sie interessengrecht weiterzuentwickeln. Die so gesammelten Daten werden nicht mit Ihren sonstigen Profilinformationen zusammengeführt, sondern gehen in eine anonyme Statistik ein, die uns dabei hilft, unsere Nutzer besser kennenzulernen und die Website besser an deren Bedürfnisse anzupassen. Wie bereits erwähnt verarbeiten wir diese Daten ausschließlich mit Ihrer Einwilligung. Die Rechtsgrundlage dafür ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO.

Im Rahmen der Nutzung der Leistungen von Google Analytics kommt es auch zu Datenübermittlungen von Google an Konzerngesellschaften und/oder Unterauftragsverarbeiter. In diesem Zusammenhang können die o.g. Daten mit anonymisierter IP-Adresse an einen Server von Google-Konzerngesellschaften und/oder Unterauftragsverarbeitern in den USA übertragen und dort gespeichert werden. Die Funktion zur IP-Anonymisierung in Analytics setzt bei Nutzer-IP-Adressen vom Typ IPv4 das letzte Oktett und bei IPv6-Adressen die letzten 80 Bits im Speicher auf null. Dadurch wird die exakte IP-Adresse des Users nicht gespeichert.

Wir haben mit Google die EU-Standardvertragsklauseln vereinbart. Diese sind unter http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2010:039:0005... jederzeit abrufbar, alternativ können Sie diese Dokumente auch bei uns unter den unten angegebenen Kontaktmöglichkeiten anfragen.

6.2 Eingebundene Tools

Die Eigenschaft der cplace Digi Con 2021 als virtuelle Konferenz bringt es mit sich, dass wir einige Tools einsetzen, um einen Digitalen Event überhaupt erst möglich machen zu können.

6.2.1 Wonder

Um unseren Teilnehmern einen Austausch und ein digitales Networking zu erleichtern, nutzen wir Wonder (ehemals Yotribe). Wonder ist ein Dienst der Yotribe GmbH, Kommandantenstraße 77 D-10117 Berlin. Damit erstellen wir flexible Video-Gruppenräume, zu denen Sie sich dazugesellen können. Das Ganze funktioniert so: In der Anwendung sieht man alle Teilnehmer auf einer großen Fläche. Jeder Teilnehmer kann sich per Mausbewegung frei positionieren. Sobald zwei oder mehr Teilnehmer sich in der Nähe voneinander befinden, startet eine Gruppenvideokonferenz. Also so, als ob Sie sich in einem Foyer mit einem Kaffee in der Hand zu anderen Teilnehmern an einen Bistrotisch gesellen würden – nur eben digital.

Die jeweiligen  Teilnehmer der Gruppenvideokonferenz bei Wonder haben Zugriff auf Inhalte der Videokonferenz im Sinne von Sehen und Hören.

Für den Betrieb von Wonder ist Wonder selbst datenschutzrechtlich verantwortlich. Die Datenschutzhinweise von Wonder finden Sie unter: https://www.wonder.me/privacy-policy.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit Einbindung von Wonder und die damit einhergehende Übermittlung von personenbezogenen Daten an die Yotribe GmbH ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, denn damit erfüllen wir die Ihnen gegenüber vereinbarte vertragliche Pflicht zur Durchführung der cplace Digi Con 2021.

Eine Pflicht zur Teilnahme besteht nicht. 

6.2.2 Vimeo

Für die Durchführung der cplace Digi Con 2021 nutzen wir unter anderem vorproduzierte Videos. Die Videos auf dem collaboration Factory-Kanal auf Vimeo hochgeladen und anschließend auf unserer Event-Website eingebettet. Für den Betrieb der Vimeo-Plattform ist die Vimeo (Vimeo LLC, 555 West 18th Street New York, NY 10011 USA) datenschutzrechtlich verantwortlich. Die Datenschutzhinweise von Vimeo finden Sie unter: https://vimeo.com/privacy

In diesem Zusammenhang verarbeitet Vimeo nach unserer Kenntnis die folgenden personenbezogenen Daten von Ihnen:

  • IP-Adresse
  • Datum und Uhrzeit der Anfrage
  • Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT)
  • Inhalt der Anforderung (konkrete Seite)
  • Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode
  • jeweils übertragene Datenmenge
  • Website, von der die Anforderung kommt
  • Browser
  • Betriebssystem und dessen Oberfläche
  • Sprache und Version der Browsersoftware
  • Daten zu Interaktion mit dem Vimeo Plug-In
  • ggf. Device Identifier Ihres Endgeräts
  • die Version der von uns eingesetzten Vimeo Software
  • Informationen zur bisherigen Wiedergabe des Videos
  • Informationen über die Art und Weise der Widergabe (z.B. Vollbild)

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Einbindung der Vimeo-Videos und die damit einhergehende Übermittlung von personenbezogenen Daten an die Vimeo Inc. ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, denn damit erfüllen wir die Ihnen gegenüber vereinbarte vertragliche Pflicht zur Durchführung der cplace Digi Con 2021.

Vimeo erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten. Vimeo ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Wir können zudem nicht ausschließen, dass zusätzlich auch das Routing von Daten über Internetserver erfolgt, die sich außerhalb der EU befinden. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn Sie sich als Teilnehmer an in einem Drittland aufhalten. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Ein angemessenes Datenschutzniveau ist durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert. Die Rechtsgrundlage für den Datentransfer ist. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Darüber hinaus ist die Datenübermittlung in die USA notwendig, damit wir Ihnen gegenüber unsere vertragliche Pflicht zur Durchführung der cplace Digi Con 2021 erfüllen können. Die Rechtsgrundlage dafür ist Art. 49 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO.

Eine Pflicht zum Abruf der Videos besteht nicht. 

7. Kommunikation mittels E-Mail

E-Mails, die Sie an uns und wir an Sie übermitteln, verarbeiten wir mittels eines bei unserem Dienstleister (Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA) gehosteten E-Mail-Servers. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten geschieht um uns die E-Mail-Kommunikation mit Ihnen zu ermöglichen. Die Rechtsgrundlage dafür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Im Rahmen der E-Mail-Kommunikation erfolgt eine Übermittlung Ihrer o.g. Daten in die USA. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Ein angemessenes Datenschutzniveau ist durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert. Die Rechtsgrundlage für den Datentransfer ist. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO.

Wir löschen die Daten, sofern diese nicht mehr erforderlich sind oder – im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten – schränken wir die Verarbeitung ein. Die Erforderlichkeit überprüfen wir alle zwölf Monate.

7.1 Kommunikation mittels Telefon

Wenn Sie mit uns Kontakt per Telefon aufnehmen benötigen wir Ihre personenbezogenen Daten (z.B. Name, Telefonnummer, Anschrift oder E-Mail-Adresse), um Ihre Anfrage bzw. Ihr Anliegen zu bearbeiten. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten geschieht auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO.

Wir löschen diese Daten, sofern sie nicht mehr erforderlich sind oder – im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten – schränken wir deren Verarbeitung ein. Die Erforderlichkeit überprüfen wir alle zwölf Monate

8. Löschung von Daten

Die von uns verarbeiteten Daten werden nach Maßgabe des Art. 17 DSGVO gelöscht oder nach Art. 18 DSGVO in ihrer Verarbeitung eingeschränkt.

Sofern im Rahmen dieser Datenschutzerklärung nichts Abweichendes geregelt ist, werden die von uns verarbeiteten Daten gelöscht, sobald sie für ihre Zweckbestimmung nicht mehr erforderlich sind und der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Die Erforderlichkeit überprüfen wir alle sechs Monate. Sofern die Daten nicht gelöscht werden, weil sie für andere, gesetzlich zulässige Zwecke erforderlich sind, wird deren Verarbeitung eingeschränkt. D.h. die Daten werden gesperrt und nicht verwendet. Das gilt z.B. für Daten, die aus handels- oder steuerrechtlichen Gründen aufbewahrt werden müssen.

Nach gesetzlichen Vorgaben in Deutschland erfolgt die Aufbewahrung bzw. Speicherung insbesondere von Büchern, Aufzeichnungen, Inventaren, Jahresabschlüssen, Lageberichten, die Eröffnungsbilanz sowie die jeweils zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, der empfangenen und abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe, der Buchungsbelege sowie von sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind gemäß § 147 Abs. 1 AO für zehn Jahre. Dies gilt auch für die in den vorstehend genannten Dokumenten etwaig enthaltene personenbezogenen Daten von Betroffenen.

9. Betroffenenrechte

Sie haben das Recht:

  • gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
  • gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
  • gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
  • gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
  • gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen;
  • gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Unternehmenssitzes wenden.

10. Widerruf von erteilten Einwilligungen

Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage einer von Ihnen dazu erteilten Einwilligung gem. Art 6 Abs. 1 lit. a DSGVO verarbeiten, haben Sie das Recht uns ggf. erteilte Einwilligungen gem. Art. 7 Abs. 3 DSGVO mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.

Möchten Sie von Ihrem Widerrufsrecht Gebrauch machen, können Sie uns das per E-Mail an info@collaboration-factory.de mitteilen. Alternativ stehen Ihnen dazu auch die oben unter Ziffer 1. genannten Kontaktdaten zur Verfügung.

11. Widerspruch bei Verarbeitung auf Grundlage berechtigten Interesses

Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben oder sich der Widerspruch gegen Direktwerbung richtet. Im letzteren Fall haben Sie ein generelles Widerspruchsrecht, das ohne Angabe einer besonderen Situation von uns umgesetzt wird.

Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, können Sie uns das per E-Mail an datenschutz@collaboration-factory.de mitteilen. Alternativ stehen Ihnen dazu auch die oben unter Ziffer 2. genannten Kontaktdaten zur Verfügung.

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